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La réunion de demain sera virtuelle

  • L'intelligence artificielle est entrée dans les salles de réunion pour bouleverser les habitudes. Mais jusqu'où ? L’analyse de Lieven Bertier de chez Barco.

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La réunion de demain sera virtuelle

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mar 06/11/2018 - 07:00

À quels types de changements peut-on s'attendre dans les salles de réunion grâce à l'intelligence artificielle ?

Aujourd'hui, les nouvelles technologies se focalisent sur la réunion elle-même. Ce que l'intelligence artificielle permettra, c'est de se focaliser sur l’avant et l’après-réunion. Par exemple, avant la réunion, je pourrais recevoir automatiquement le profil des personnes présentes. Peut-être que je pourrais recevoir leur CV LinkedIn et savoir dans quels domaines ils sont spécialisés. L'intelligence artificielle devrait aussi être capable d'analyser le sujet de la réunion, et en fonction des personnes présentes, certains fichiers pourraient être préparés. En fonction du format de la réunion aussi, si c'est une présentation, une discussion ou de la co-création. Si c'est une réunion de co-création, certains travaux pourraient être automatiquement préparés en avance par exemple. Et puis évidemment, il y a la réunion elle-même. Des choses existent déjà aujourd'hui comme la détection de présence, avec les lumières qui s'allument et s'éteignent par exemple. Mais on peut aller beaucoup plus loin avec l'intelligence artificielle. Imaginez par exemple qu'un détecteur mesure le niveau de CO2 et maintienne ensuite une qualité de l'air constante dans la salle de réunion. Il y a aussi les systèmes virtuels. On peut penser aux sous-titres automatiques, chaque fois qu'un participant prend la parole. On peut aussi penser à la prise de notes automatique.

Quelle est l’influence des Millennials dans ce processus de changements ?

La collaboration à distance est devenue une évidence. Les Millennials utilisent moins d’emails et moins de face à face. Les réunions et les appels téléphoniques classiques sont progressivement remplacés par des réunions à distance, ou même des réunions en simultané comme je les appelle. Je poste quelque chose et tu postes quelque chose en retour, mais pas forcément en temps réel. C'est un changement de taille que les employeurs doivent prendre en compte. La salle de réunion en tant que telle disparaît au profit d'espaces de rencontre, physiques ou virtuels.

À qui cela va-t-il profiter ?

Le but ultime de l'intelligence artificielle est de faciliter la vie mais surtout de faire que les gens travaillent mieux ensemble dans une entreprise. Cela va profiter en premier lieu aux employés parce que ce sont eux qui collaborent jour après jour. Et le management sera récompensé pour cette bonne collaboration. Nous vivons dans une économie de la connaissance, avec beaucoup de services et moins de production. Selon certains analystes, la collaboration digitale va devenir l’avantage compétitif numéro 1 pour une entreprise sur 3 d'ici 2020.

Concrètement, toutes ces évolutions, c'est pour quand ?

Les technologies basiques comme les détecteurs sont déjà disponibles. Bien sûr, à très long terme, c'est évident qu'on pourra techniquement avoir des réunions en réalité virtuelle, ou peut-être avec des hologrammes. Mais est-ce que ca va devenir la norme, c'est difficile à dire. Je pense que ce sera plus un continuum de changements au cours duquel l'intelligence artificielle va prendre de plus en plus de place. Il faut aussi penser au cycle d'investissements. Les entreprises renouvellent leurs salles de réunion tous les 5 à 7 ans, donc ça ralentit le processus. Dans les grandes entreprises, il s'agira sûrement de projets plus importants qui impliquent différents départements, donc le changement sera un peu plus long. À l'inverse, dans les petites entreprises, le délai entre la décision et sa mise en œuvre peut-être beaucoup plus court. Pour des raisons de budget, les petites entreprises seront aussi sûrement plus sélectives.

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